Workshop là cái tên không còn xa lạ với nhiều người Việt hiện nay. Vậy nhưng liệu bạn đã thực sự hiểu được workshop là gì? Cách để tổ chức workshop hiệu quả là thế nào? Trong bài viết sau, Kiệt sẽ giải đáp những thắc mắc này cho độc giả.
Định nghĩa workshop là gì
Định nghĩa workshop là gì trong thị trường Việt Nam?
Workshop là gì ở thị trường Việt Nam? Workshop được hiểu theo số đông là một buổi truyền đạt và thảo luận kiến thức về lĩnh vực bất kỳ.
Từ chủ đề của buổi thảo luận, diễn giả sẽ soạn thảo phương thức tiến hành sao cho phù hợp với người tham gia nhất.
Mỗi workshop thường có thời lượng từ 2 tới 5 tiếng. Phần đầu sẽ do diễn giả chủ trì trao đổi thông tin, phần sau sẽ dành cho chuyên mục hỏi và đáp. Workshop không có giới hạn về số lượng thành viên tham dự.
Tuy nhiên, tùy thuộc vào quy mô tổ chức mà có những buổi workshop không có đủ không gian cho quá nhiều người.
Workshop hiện nay ở Việt Nam
Ngày càng nhiều người tò mò hơn về bản chất workshop là gì. Câu trả lời sẽ không còn xa bởi thị trường đang ngày một mở cửa đối với lĩnh vực này.
Từ những chủ đề thu hút lượng theo dõi cao tới những lĩnh vực đại chúng như y tế, giáo dục,… đều có thể trở thành nội dung thảo luận.
Thị trường Việt Nam ngày càng mở cửa đối với lĩnh vực workshop.
Tuy nhiên, một mặt hạn chế của workshop là chưa thật sự tiến quân vào các doanh nghiệp Việt Nam. Hiện nay, tổ chức workshop thường được thực hiện bởi sinh viên hoặc những tổ chức phi chính phủ.
Điều này là một sự đáng tiếc. Nếu một doanh nghiệp đưa chiến lược marketing vào với workshop thì tỉ lệ thành công sẽ rất cao.
Qua những buổi workshop như vậy, khách hàng không chỉ được trang bị kiến thức mà còn hiểu về chất lượng sản phẩm. Nên dễ dàng đưa ra những chọn lựa hiệu quả.
Xem thêm: Mindset là gì ?
Chuẩn bị cho workshop
Tiến trình tổ chức một buổi workshop hoàn thiện.
Quá trình chuẩn bị cho một chương trình workshop cơ bản gồm những bước tiến hành sau:
- Xác định cách để làm sáng tỏ nội dung và hiệu quả trong việc làm cho khán giả tiếp thu
- Xác định những thành viên khách mời tham dự
- Phân công người điều phối và ghi chép
- Kịch bản cụ thể đảm bảo chương trình tiến triển thuận lợi
- Chuẩn bị đầy đủ trang thiết bị cần thiết cho chương trình
- Gửi kịch bản chương trình tới người diễn giả và khách mời. Trao đổi, thương lượng lại nếu có chi tiết không phù hợp.
- Tiến hành phỏng vấn người tham gia để thu được kết quả trước và sau khi tổ chức workshop.
Xác định vai trò các đối tượng tham dự
Workshop là gì? Đó là một chương trình hoàn thiện. Vậy thì để có một buổi workshop hiệu quả, thành viên cần được phân công rõ trách nhiệm công việc. Một thành viên có thể thực hiện nhiều vai trò trong cùng một chương trình workshop.
Nhà tài trợ (Sponsor)
Nhà tài trợ là người hoặc đơn vị hậu thuẫn cho workshop. Tuy nhiên, những nhân vật này thường sẽ không ra mặt tham dự và không nhúng tay vào kết quả cuối cùng.
Không giống với những chương trình lớn thường liệt kê nhiều hạng mục tài trợ. Workshop là chương trình nhỏ với số lượng khán giả không quá nhiều.
Chính vì điều này, workshop thường không quá chú trọng làm rõ những hạng mục tài trợ.
Người điều phối (Facilitator)
Người điều phối là nhân vật chủ chốt trong một buổi thảo luận workshop. Đây là thành viên sẽ đảm nhiệm công việc điều khiển chương trình đi theo kịch bản có sẵn.
- Đầu tiên, người điều phối sẽ làm rõ những nội dung chính thuộc chủ đề của workshop. Tiếp theo đó đưa sự chú ý của khán giả đi theo chiều hướng cấu trúc mà chương trình đã thống nhất đưa ra.
- Người điều phối cũng sẽ là người đưa ra giải pháp nếu xảy ra sự cố hoặc xung đột. Ngoài ra, họ còn biết cách tạo bầu không khí phù hợp để mọi thành viên đều được tham gia trao đổi và lắng nghe.
Xác định và phân công vai trò của từng thành viên sẽ giúp chương trình tiến triển thuận lợi.
Vai trò của người điều phối rất quan trọng đối với mỗi chương trình.
Do vậy, người đảm nhận vị trí này phải có năng lực bao quát, liên kết với những thành viên khác và phản ứng nhanh trước các tình huống bất ngờ.
Người ghi chép (Note-taker)
Người chi chép có nhiệm vụ trình bày các quyết định đã được thông qua trước buổi workshop dưới dạng tài liệu. Họ cũng được yêu cầu theo dõi và báo cáo lại những vấn đề chưa hoàn thiện trong chương trình.
Một số phẩm chất cần thiết giúp củng cố năng lực của người ghi chép đó là:
- Khả năng tập trung cao độ.
- Nắm bắt được trọng tâm vấn đề.
- Khả năng lý giải vấn đề một cách dễ hiểu.
- Sắp xếp dữ kiện có logic, khoa học.
- Truyền đạt thông tin rõ ràng, hiệu quả.
Người giám sát thời gian (Timekeeper)
Công việc của người giám sát thời gian là thiết lập công việc theo đúng cấu trúc thời gian đã dự thảo ban đầu. Vai trò của vị trí này rất quan trọng và đòi hỏi năng lực bám sát thời gian chặt chẽ.
Ngoài ra, người giám sát thời gian cũng phải là nhân vật có kỷ luật, tỉ mỉ và có khả năng bao quát.
Công việc của một người giám sát thời gian cần những trợ giúp gì? Sau đây là liệt kê về một số công cụ trợ thủ đắc lực dành cho vị trí này:
- Một bản tóm tắt chi tiết nội dung công việc
- Bút ghi chép
- Đồng hồ đếm giờ
- Sổ ghi chép tóm lược
Bất kỳ vai trò nào cũng có những yêu cầu riêng về năng lực chuyên môn.
Người tham dự (Participant)
Người tham dự tức là khán giả chương trình workshop. Danh sách người tham dự bao gồm những chuyên gia trong lĩnh vực, những đối tượng có chuyên môn về chủ đề.
Trách nhiệm của nhóm người này khi tham gia là đưa ra kinh nghiệm, kiến thức, góc nhìn, quan điểm cá nhân của họ về chủ đề của buổi thảo luận.
Ngoài ra, họ cũng có vai trò lắng nghe, trao đổi hoặc giải đáp thắc mắc của những thành viên khác một cách công bằng và khách quan.
Để workshop trở thành một chương trình hiệu quả và tối ưu, đầu tiên cần xác định đặc điểm cụ thể về nhóm khán giả mà bạn muốn gây ảnh hưởng. Kiệt sẽ hướng dẫn các bạn qua một số gợi ý quan trọng như sau:
- Họ là ai? Giới tính của họ là gì?
- Nghề nghiệp hiện tại của họ?
- Họ quan tâm đến vấn đề gì?
- Chủ đề chương trình đã thực sự khiến họ chú ý và quan tâm?
- Có thể tiếp cận những đối tượng này bằng những cách nào?
- Chiến lược cụ thể cho từng cách tiếp cận là gì?
Xem thêm: Insight là gì?
Khi đã phác thảo được chân dung nhóm đối tượng khán giả mục tiếp. Công việc tiếp theo sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều với bạn. Bạn nên soạn thảo bản kế hoạch chi tiết để có thể đạt mục tiêu truyền thông cho workshop một cách hiệu quả nhất.
Tiến hành workshop
Diễn tiến của chương trình thường nằm trong phạm vi nhiệm vụ của người điều phối. Ở cương vị này, họ cần phát huy năng lực của mình trong việc giới thiệu và hướng dẫn khách mời đi theo cấu trúc chương trình.
Điều quan trọng trong workshop là phải dẫn dắt khán giả đi theo cấu trúc chương trình.
Phương pháp mà nhiều người thường áp dụng trong buổi workshop là tiến hành giới thiệu chủ đề và mục tiêu đầu ra với khán giả.
Theo Kiệt, bạn có thể thử một cách khác mà vẫn gây ấn tượng không kém, chẳng hạn như khéo léo truyền tải thông điệp qua một câu chuyện hài hước.
Ngoài ra, để buổi workshop hiệu quả thì phải tạo được bầu không khí thoải mái và liên kết. Đảm bảo được mọi thành viên đều vui lòng tham gia trao đổi và thảo luận workshop.
Đây là tiền đề chung cho một môi trường làm việc hiệu quả và tích cực.
Tổng kết workshop
Workshop kết thúc sẽ là lúc người điều phối tiếp nhận công việc tổng kết chương trình. Việc của họ lúc này là hoàn thành phần hạng mục còn thiếu sót, ghi nhận các ý kiến chuyên đề, tổng hợp tài liệu và gửi chúng tới những đối tượng liên quan.
Để tìm hiểu rõ hơn về workshop, độc giả nên tiếp tục tham khảo tại https://kdigimind.com/. Với cương vị là một trong những công ty hàng đầu trên lĩnh vực đào tạo chiến lược. Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách thức tổ chức workshop hiệu quả và hoàn thiện nhất.
Hy vọng rằng thông qua bài viết trên, độc giả đã hiểu được workshop là gì rồi đúng không? Hãy vận dụng những kiến thức này thật hữu ích vào công việc của mình nhé! Và đừng quên ghé thăm https://kdigimind.com/ để tìm kiếm thêm nhiều kiến thức có thể bạn cần biết nữa nhé!
