Thư chào hàng có lẽ không còn xa lạ với các bạn nữa. Nhưng cách viết một bức thư hay, thu hút người đọc lại là điều không dễ.
KDIGIMIND Web sẽ hướng dẫn các bạn viết những thư chào hàng mang đến hiệu quả cao. Các bạn cùng theo dõi nhé!
Thư chào hàng là gì?
Chào hàng là đề nghị của một bên gửi cho một hoặc một số đối tượng đã xác định để bày tỏ ý định muốn bán hoặc muốn mua hàng hóa theo những điều kiện cụ thể. Việc chấp nhận đề nghị này của bên được đề nghị sẽ hình thành quan hệ hợp đồng mua bán hàng hoá.
Vậy ý nghĩa của thư chào hàng dùng để yêu cầu hay đề đạt công khai một vấn đề hay nội dung nào đó như về giới thiệu hàng và cung cấp thông tin. Và để đề nghị được thành công thì bức thư chào hàng phải hấp dẫn, đủ sức thuyết phục đối tượng mình muốn chào hàng.
Chào hàng là gì?
Những yếu tố tạo nên Thư chào hàng thành công
Văn phong ngắn gọn, xúc tích
Hãy viết những câu ngắn và chia thành nhiều đoạn. Mỗi đoạn chỉ nên chứa từ 4 đến 5 câu. Nên tụ họp vào ý chính và trình bày sao cho dễ đọc và dễ hiểu.
Thu hút sự quan tâm ngay lập tức
Thời gian để khách hàng quan tâm đến sản phẩm, dịch vụ được chào bán không nhiều. Vì thế, cố gắng làm sao để thu hút được sự để ý ngay lập tức của họ.
Ngay tiêu đề đầu tiên, hãy đề cập ngay đến lợi ích họ nhận được khi đồng ý với mình một cách ngắn gọn, súc tích và lịch thiệp.
Một tittle chỉ nên xoay quanh trong phạm vi 17 từ nếu bạn thật sự mong muốn nó phát huy hiệu quả cao nhất.
Lấy khách hàng làm trọng tâm
Thông thường, khách hàng chỉ tò mò 1 điều duy nhất là họ được gì khi sử dụng món hàng của bạn. Vì thế, khi viết thư chào hàng, hãy dùng nhiều và trực tiếp những đại từ “bạn, anh, ông, bà …” thay vì “tôi, chúng tôi”.
Hãy nhớ là bạn đang bán hàng cho khách chứ đâu bán cho chính mình. Hãy nghiên cứu kỹ đối tượng mục tiêu để nắm bắt được tâm lý tiêu dùng của khách hàng, biết được lý do làm cho khách hàng chịu mở hầu bao để mua hàng.
Những yếu tố tạo nên Thư chào hàng thành công
Tận dụng tối đa sức mạnh của “gạch đầu dòng”
Giữa một bài dài dằng dằng, trình bày liệt kê mọi thứ với một bài gạch đầu dòng chỉ rõ từng thứ liệt kê thì đương nhiên người đọc thích bài có gạch đầu dòng hơn đúng không nào?
Vì thế, hãy liệt kê những ích lợi và điểm hay của bạn dưới dạng các gạch đầu dòng để thêm hiệu quả nhé!
Đưa ra những “bằng chứng” thuyết phục
Tâm lý chung là phần lớn người tiêu dùng thường bị tác động bởi những người xung quanh, nhất lý ý kiến của những chuyên gia có tên tuổi.
Đặc biệt, các giải thưởng, giấy khen hay giấy chứng thực chất lượng… sẽ đơn giản tạo dựng được niềm tin hơn từ khách hàng hơn.
Chẳng hạn như sử dụng hình ảnh Influencers nổi tiếng liên quan đến lĩnh vực, ngành hàng bạn đang kinh doanh hay chứng nhận “hàng Viet Nam chất số lượng cao”,…
Đừng bỏ qua ưu thế của những cộng cụ này nếu bạn đã có nó và hãy sử dụng nó một phương pháp khôn ngoan và trung thực.
Xem thêm: 5 kỹ năng chủ chốt mà nhân viên sale cần có để thành công
Tái bút
Dành ít nhất 2 dòng cho tái bút bởi đây là phần khách hàng thường đọc nhiều nhất ngoài headline. Đừng quên nhé!
“Gợi mở” nhu cầu người đọc
Nếu bạn muốn họ gọi cho bạn thì đừng cung cấp số điện thoại của bạn. Nếu bạn muốn họ đến thăm cơ sở của bạn, mời họ dừng lại và cung cấp cho họ hướng dẫn rõ ràng và giờ làm việc cụ thể.
Bí quyết viết gmail thư chào hàng ấn tượng
Bí quyết viết gmail thư chào hàng ấn tượng
Cá nhân hóa thông tin người nhận. Nội dung email phải chứa đầy đủ thông tin cá nhân của người gửi.
Ở tiêu đề, tránh dùng chữ in Hoa quá nhiều, hay những ký tự đặc biệt như @, <3,…Vì nếu làm như vậy email của bạn sẽ có nguy cơ bị bộ lọc của người nhận đưa vào spam.
Một tiêu đề dù hấp dẫn đến đâu nhưng nếu nội dung lại chẳng có gì liên quan thì luôn làm cho người nhận thất vọng. Tuyệt đối không nên làm quá tiêu đề, lừa người nhận. Chẳng hạn như nếu đã gửi một email với tiêu đề “Giảm ngay 400USD cho máy tính xách tay” thì phải thực hiện đúng cam kết ấy.
Khi gửi thư chào giá bằng Email Marketing, nhiều doanh nghiệp thường đính kèm quá nhiều tập tin khiến cho việc gửi thông tin đi rất nặng nề. Bạn nên upload những tập tin đó lên website hoặc các dịch vụ chia sẻ file (MediaFire.com, MediaMax.com, eSnips.com…) và gửi đường link download kèm theo email để người nhận có thể tải file về khi cần.
Giữ cho nội dung email thật thân mật, thân thiện, có tính thiện chí, tính thời sự và tác phong chuyên nghiệp. Luôn sử dụng cách diễn đạt lịch sự và nhã nhặn.
Cho phép đối tác khách hàng có thể đưa ra những góp ý, khiếu nại, vấn đề còn tồn tại và thể hiện bạn là người sẵn sàng tiếp thu và giải quyết được những vấn đề ấy.
Cho phép đối tác khách hàng có thể đưa ra những góp ý, khiếu nại
Nội dung bạn cần chuyển phải nằm ngay phần đầu tiên của email, sau phần tên người nhận để chỉ cần đọc qua họ đã nắm được thông điệp bạn cần chia sẻ là gì. Nếu đó là điều họ quan tâm, họ sẽ đọc toàn bộ email. Tránh tình trạng nói dài dòng theo kiểu “chúng tôi được biết công ty bạn hoạt động trong lĩnh vực… và đã từng…”
Một số phần mềm đọc và gửi email thông dụng hiện nay như Microsoft Outlook, Outlook Express, Thunderbird thường có chức năng Preview, nghĩa là người nhận có thể xem trước phần đầu của email khi họ lướt qua từng email. Do vậy, nội dung chính nếu để ở phần đầu sẽ có cơ hội truyền thông tốt hơn.
Xem thêm: Hiệu ứng chim mồi – Chiến thuật kinh doanh đỉnh cao 2020
Hạn chế sử dụng quá nhiều hình ảnh. Việc sử dụng hình ảnh sẽ làm cho email sinh động và hấp dẫn hơn, nhưng nếu quá nhiều thì sẽ khiến cho email của bạn thêm nặng nề.
Tuyệt đối không viết tắt nhé!
Phần cuối của email nên để thông tin liên lạc của bạn, gồm: Tên, địa chỉ, điện thoại, email, fax, website để người nhận dễ dàng liên lạc lại với bạn khi có nhu cầu.
Nên sử dụng font chữ đơn giản. Bạn có thể lựa chọn giữa Calibri, Times New Roman, Cambria hoặc Arial. Nhớ đến kích thước của chữ cũng phải luôn thật dễ nhìn. Cỡ chữ 11 hoặc 12 là phù hợp với người đọc.
Hướng dẫn viết thư chào hàng bằng tiếng anh
Câu tiêu đề
Câu tiêu đề
Một tiêu đề dễ hiểu sẽ khiến người nhận cảm thấy ấn tượng. Nó giúp lôi kéo được sự chú ý của họ, và thuyết phục họ mở và đọc nội dung bên trong thư. Có 3 cách viết tiêu đề:
Cách 1: Đưa là 1 lời khuyên hữu ích và cụ thể. Ví dụ: Làm thế nào để nói tiếng Anh thành thạo trong 3 tháng?
Cách 2: Đưa ra thông tin hữu ích. Ví dụ: 5 Cách viết Email chào hàng bằng tiếng Anh?
Cách 3: Cách viết Email chào hàng với tiêu đề là 1 sự thật. Ví dụ: Sự thật về cách làm da trắng mịn hơn trong 2 tuần?
Phần mở đầu
Đừng bao giờ gửi lời chào bằng những từ như “Hello” hoặc “Hi”. Luôn phải tỏ ra chuyên nghiệp. Tránh trường hợp chỉ ghi mỗi tên không. Hãy mở đầu bằng mẫu câu chào thông dụng là Dear Mr/Ms/Mrs. Chẳng hạn: “Dear Dr. Jones Patrick”.
Nếu bạn không có chắc về tình trạng hôn nhân của đối tác trong trường hợp họ là nữ, bạn hãy luôn sử dụng danh xưng mặc định là “Ms”. Không bao giờ nên sử dụng cụm từ “To whom it may concern” trong email giới thiệu đến khách hàng. Bạn luôn phải nắm thật rõ tên khách hàng là gì.
Phần nội dung chính
Giới thiệu bạn là ai: Việc tự giới thiệu bản thân sẽ giúp người nhận có cái nhìn tổng quát về con người bạn. Đây là điều đầu tiên bạn cần phải làm. Hãy giới thiệu thật ngắn gọn và súc tích.
Ví dụ: I will be proud to__________________(reintroduce the features of the Product).
Phần giới thiệu cần phải có họ tên của bạn, công việc bạn đang làm hiện tại lẫn vị trí của bạn trong công ty.
Nếu bạn có quá nhiều danh xưng khác nhau, chẳng hạn như Tiến sĩ, Kỹ sư, Giám đốc, Trưởng phòng, hãy dùng danh xưng cao nhất có thể.
Bạn đến từ đâu: Phần này sẽ bao gồm tên công ty của bạn, hãy nói qua cho họ biết về mục đích hoạt động của công ty
Mục đích gửi thư của bạn là gì: Tóm tắt cho khách hàng biết lý do vì sao bạn lại liên lạc với họ. Đưa ra những “bằng chứng” và kêu gọi hành động.
Ví dụ đưa ra bằng chứng: This software is in the market for last two months and we have got positive responses from our customers.
Ví dụ đưa ra lời kêu gọi hành động: Place your order today!
Fill in the order form we have enclosed and buy one now.
Thêm chữ ký, thông tin người gửi ở phần cuối thư
Phần kết thư
Bạn nên cảm ơn khách hàng một lần nữa vì đã dành thời gian đọc thư này. Mục đích của việc cảm ơn khách hàng là để kết thúc bức thư với một thái độ thật tích cực, từ đó khiến người nhận càm thấy mình quan trong, được chào đón và được tôn trọng.
Chẳng hạn như:
Many thanks for/ Thank you for… Cám ơn vì…
I look forward to hearing from you soon. Tôi hi vọng nhận được thư sớm từ bạn
Please let me know if you have any questions/ Nếu bạn có bất cứ câu hỏi gì hãy hồi âm lại cho tôi biết
…If you have any queries/ questions, please call me/ please don’t hesitate to let me know / Nếu có bất cứ yêu cầu, thắc mắc nào xin vui lòng gọi cho tôi/ cho tôi biết.
Phần ký tên cũng đóng vai trò quan trọng không kém gì nội dung chính của email. Đừng bao giờ kết thúc thư một cách quá thân mật. Hãy luôn giữ văn phong thật chuyên nghiệp. Đừng bao giờ viết là “hẹn gặp sau nhé John” hoặc thậm chí nực cười hơn là “chào nhé John”.
Hãy chọn cách chào tạm biệt gần tương tự như cách chào giới thiệu – thật trang trọng lịch sự hoặc vừa đủ độ lịch sự tối thiểu.
Chẳng hạn:
Yours sincerely – Thường được dùng cho các Email trang trọng
Best regards: Lời chào cuối thư chúng ta cũng có thể dùng Best regards thay cho Yours sincerely hoặc Yours faithfully. Cụm từ này dùng được cả trong tình huống trang trọng và không trang trọng
Nếu bắt đầu Email bằng Dear Sir/ Madam (không có tên người cụ thể), chúng ta dùng Yours faithfully ở cuối Email.
Một số mẫu thư chào hàng hay nhất 2020
Trên đây là tất cả những nguyên tắc và bí quyết để viết một bức thư chào hàng hiệu quả. Hy vọng bài viết này mang lại nhiều điều bổ ích cho các bạn!
Đừng quên ghé thăm KDIGIMIND để tìm kiếm thêm nhiều mô hình bán hàng hiệu quả khác có thể bạn cần biết nữa nhé!
