Bạn đã từng nghe “Thông cáo báo chí” bao giờ chưa? Nó là một trong những công cụ đắc lực để thu hút sự quan tâm của giới báo chí, truyền thông đến đưa tin tức, sự kiện của bạn gần hơn với công chúng, độc giả.
Để viết một Thông cáo báo chí đầy đủ là điều không hề dễ dàng. Bài viết này sẽ giúp bạn có những chiến thuật viết một Thông cáo báo chí một cách ấn tượng nhất.
Thông cáo báo chí là gì? Cách viết một thông báo cáo chí ấn tượng
Thông cáo báo chí là gì?
Thông cáo báo chí là một bài viết của bộ phận đối ngoại thông tin của một tổ chức, hiệp hội, cơ quan hoặc doanh nghiệp,..gửi đến cho các nhà báo hay cơ quan báo chí nhằm thông tin chính sách, sáng kiến hay hoạt động của ngành đến với công chúng.
Hiểu một cách đơn giản hơn thì Thông cáo báo chí là bản tóm tắt những sự thật về một chương trình hay một vấn đề mà bạn muốn giới truyền thông quan tâm.
Chúng được viết theo một mẫu chuẩn. Tiêu chí chính của một thông cáo là nó phải chứa tin.
Thông cáo báo chí trong tiếng anh là Press Relaeses
Thông cáo báo chí thường gắn với các sự kiện (khai trương, động thổ,…) hoặc vấn đề (khủng hoảng doanh nghiệp, thay đổi chính sách,…)
Thông cáo báo chí trong tiếng anh là Press Relaeses.
Vì sao doanh nghiệp cần gửi Thông cáo báo chí?
Mục đích của Thông cáo báo chí là thu hút sự quan tâm của truyền thông.
Khi một doanh nghiệp muốn PR cho thương hiệu của mình thì các phương tiện truyền thông như quảng cáo trên báo chí, truyền hình,…sẽ là công cụ không những hiệu quả ít mà còn tốn kém.
Vì sao doanh nghiệp cần gửi Thông cáo báo chí?
Thông cáo báo chí là một trong những công cụ đắc lực để thu hút báo chí, truyền thông đưa tin cho bạn đến với công chúng.
Để thông báo thông tin về một tổ chức, sản phẩm hay sự kiện,…không có cách nào hiệu quả rõ ràng và nhanh chóng bằng thông cáo.
Khi nào cần gửi Thông cáo báo chí?
Thông cáo báo chí là một công cụ đắc lực trong Marketing những không có nghĩa bất kể sự kiện nào cũng có thể sử dụng.
Nếu sử dụng thông cáo một cách tùy tiện sẽ gây ra những hậu quả khó lường. Vậy khi nào doanh nghiệp nên gửi Thông cáo báo chí?
- Khi công bố giải thưởng mà cá nhân hoặc doanh nghiệp đạt được
- Khi tổ chức một sự kiện ra mắt sản phẩm hay dịch vụ mới
- Khi doanh nghiệp có buổi tổ chức sự kiện quan trọng mang tầm ảnh hưởng lớn
- Khi tổ chức sự kiện công bố các thành tựu nghiên cứu mới
Khi nào cần gửi Thông cáo báo chí?
Cách lập một Thông cáo báo chí chuẩn form, đầy đủ nhất
Cấu trúc
Một Thông cáo báo chí thông thường bao gồm 7 phần:
- Nguồn tin: bao gồm tên, địa chỉ, logo, thông tin liên lạc của doanh nghiệp/tổ chức ra sự kiện.
- Tên văn bản: không viết chung chung là thông tin chương trình hay thông tin sự kiện.
- Tiêu đề: giúp cho nhà báo nhìn nhận nhanh chóng về nội dung của Thông cáo báo chí, nêu khái quát nội dung của Thông cáo báo chí. Phần tiêu để được in đậm, căn giữa trang. Nếu muốn bạn có thể đặt một tiêu đề phụ in nghiêng (tóm tắt tiêu đề chính)
- Ngày tháng năm, địa điểm ra sự kiện. PHÁT HÀNH NGAY nên đặt ở đầu trang, bên lề trái. Đối với thông cáo chưa phát hành ngay, hãy thêm phần “CHỜ ĐẾN … ” cộng ngày bạn muốn phát hành. Thông cáo báo chí không có ngày phát hành không phải là thông cáo phát hành ngay.
- Nội dung chính: thường gồm 4 đoạn:
- Đoạn 1: tóm tắt tất cả những thông tin chính.
- Đoạn 2: Nếu chi tiết khá quan trọng của Thông tin, phát triển thêm ý của đoạn 1
- Đoạn 3: Trích dẫn câu nói của người có liên quan
- Đoạn 4: Cung cấp thêm những thông tin bổ sung, ít quan trọng hơn về sự kiện/hoạt động. Kết thúc Thông cáo báo chí bằng cách nhắc lại tiêu đề, nêu bật ý nghĩa của sự kiện/hoạt động.
- Thông tin về tổ chức/doanh nghiệp ra Thông cáo báo chí: Đưa ra những thông tin khái quát về doanh nghiệp/tổ chức ra thông cáo. Nhằm giúp các nhà báo có thêm thông tin về doanh nghiệp/tổ chức. Giới thiệu sâu về công ty. Thành tựu và nhiệm vụ.
- Thông tin liên hệ: Cung cấp thông tin của người phụ trách việc liên hệ với báo chí để nhà báo cần thêm thông tin, tài liệu thì có thể liên hệ. Nếu bạn lấy được cảm tình của ai đó, họ sẽ muốn tìm hiểu thêm! Thông tin liên lạc cần được giới hạn và cụ thể với thông cáo báo chí.
- Tên chính thức của công ty
- Tên chính thức của bộ phận truyền thông trong công ty và người liên lạc trực tiếp
- Địa chỉ cơ quan
- Số điện thoại và số fax kèm mã quốc gia/thành phố và số mở rộng
- Số điện thoại di động (tùy chọn)
- Thời gian liên lạc
- Địa chỉ thư điện tử
- Địa chỉ trang web. Hãy dẫn liên kết trang web công ty. Liên kết nên được trích dẫn từ URL bỏ mã nhúng, để khi in thì liên kết vẫn được in bình thường.
Cấu trúc một Thông cáo báo chí đầy đủ
Lời khuyên: Viết theo cấu trúc kim tự tháp ngược. Với cấu trúc kim tự tháp ngược, thì mức độ quan trọng của thông tin trong một bản thông cáo giảm dần từ đáy xuống đỉnh kim tự tháp ngược.
Phần đầu Thông cáo là thông tin có mức độ quan trọng nhất và chứa đựng đầy đủ 5W+1H.
Phần tiếp theo kém quan trọng hơn, đó có thể là sự chi tiết hóa phần đầu, hoặc những lời chích dẫn…
Cuối cùng là thông tin doanh nghiệp, tổ chức phát thông cáo và thông tin liên hệ.
Nên viết Thông cáo báo chí theo cấu trúc kim tự tháp ngược
Nội dung
Một thông cáo báo chí cần đáp ứng được đủ yếu tố “5W1H” và tự mình trả lời cho 6 câu hỏi đó là:
- Who – Ai: Đây là phần xác định rõ chủ thể của thông cáo, có thể là 1 người hoặc một nhóm người, một doanh nghiệp hoặc tổ chức nào đó.
- What – Cái gì: Đây là phần nói về những thông tin, hoạt động diễn ra mà doanh nghiệp muốn công chúng biết và những thú thu hút công chúng.
- Where – Ở đâu: Địa điểm mà sự kiện tổ chức, nên đính kèm bản đồ để tạo điều kiện cho nhà báo, phóng viên đến tác nghiệp.
- Why – Vì Sao: Tại sao sự kiện này lại quan trọng và lý do báo chí nên đưa thông tin này đến với công chúng
- When – Khi nào: Sự kiện diễn ra khi nào, nên ghi đầy đủ, chi tiết.
- How – Như thế nào: Tóm tắt nội dung sự kiện để nhà báo, phóng viên nắm bắt.
Một thông cáo báo chí cần đáp ứng được đủ yếu tố “5W1H”
Mình lấy ví dụ để các bạn hiểu hơn nhá!
Vào ngày 1/1/2020, Thẩm mỹ viện KDIGIMIND sẽ tổ chức họp báo để giới thiệu Phương pháp trị nám công nghệ Hàn Quốc hiện hiệu quả nhất hiện nay và độc quyền tại Việt Nam tại Trung tâm tổ chức sự kiện Trống Đồng (số 1 Linh Đàm – Hoàng Mai – Hà Nội). Với ví dụ này thì 5W là:
Who: Thẩm mỹ viện KDIGIMIND
What: Tổ chức họp báo
Where: Trung tâm tổ chức sự kiện Trống Đồng (số 1 Linh Đàm – Hoàng Mai – Hà Nội)
Why: giới thiệu Phương pháp trị nám công nghệ Hàn Quốc hiện hiệu quả nhất hiện nay và độc quyền tại Việt Nam
When: 1/1/2020
Trình bày
Cách trình bày một Thông cáo báo chí
Một thông cáo thường dài từ 1 trang đến 2 trang A4, được xuất bản, in ấn trên giấy 1 mặt, cỡ chữ 12, cách dòng rõ ràng (1,5 hoặc 2 line), căn lề chuẩn.
Tiêu đề của thông cáo được in đậm, viết chữ in hoa toàn bộ tiêu đề. Nếu Thông váo báo chí dài hơn 1 trang A4 thì ghi cuối trang dòng chữ “còn tiếp”, “xem trang sau”, khi nào hết bài, nên ghi là “hết”. Ví dụ: (còn tiếp), (hết)./.
Đánh 3 dấu ### ở cuối thông cáo. Căn chỉnh ra giữa trang, nằm ngay dưới dòng cuối cùng của nội dung thông cáo. Đây là nguyên tắc khi viết thông cáo.
Mẹo viết một thông cáo báo chí ấn tượng
Thể hiện thông tin dưới nhiều hình thức khác nhau
Thông tin ở nhiều dạng thức khác nhau (multimedia): hình ảnh, video, graphic sẽ giúp nội dung dễ hiểu và tăng tương tác nhiều hơn.
Bằng cách này cũng thu hút sự quan tâm của các báo và công chúng đến với thông tin sự kiện hơn và tăng khả năng tìm kiếm về sự kiện trong thời gian lâu hơn.
Mẹo viết một thông cáo báo chí ấn tượng
Làm cho tiêu đề của gây ấn tượng mạnh mẽ
Bạn chỉ có một dòng để làm điều này nên hãy xem xét từ điển cẩn thận để làm cho tiêu đề của bạn trở nên độc đáo.
Sử dụng các động từ hành động, ngôn ngữ rõ ràng, dễ hiểu và giữ cho tiêu đề của bạn đơn giản và ngắn gọn (và công cụ tìm kiếm.
Hãy giữ tiêu đề của bạn thành một dòng để tập trung rõ ràng sự chú ý của mọi người vào thông điệp của bạn.
Quan trọng nhất, làm cho nó thú vị: Các phóng viên nhận được hàng trăm bản phát hành mỗi ngày.
Vì vậy hãy đầu tư thời gian để viết một tiêu đề hấp dẫn. Đó là giá trị thời gian và nỗ lực từ phía bạn.
Thông tin có ý nghĩa và chọn lọc
Nếu bạn đưa tất cả thông tin từ chi tiết đến tổng quát vào thì thông cáo đó rất dễ trở thành một mớ hỗn độn mà người nhận rất khó chắt lọc thông tin.
Bởi vậy khi viết bạn cần xem xét, chọn lọc những về đề chính, cốt lõi đảm bảo đủ hấp dẫn, thu hút mọi người.
Thay vì viết theo hướng mà mình cảm thấy thích thú thì hãy đặt mình vào tâm thế của người đón nhận để hiểu họ cần gì, muốn gì, khi đó bài thông cáo báo chí của bạn sẽ dễ dàng đến với mọi người hơn.
Thông tin có ý nghĩa và chọn lọc
Lưu ý sản phẩm kèm theo Thông cáo báo chí
Nếu thông cáo của bạn đang cần giới thiệu một sản phẩm nào đó thì nên kèm theo sản phẩm demo. Điều này sẽ gây ấn tượng và đảm bảo hiệu quả truyền thông tốt nhất.
Thời gian gửi Thông cáo báo chí
Nếu bạn gửi quá sớm thì bản thông cáo sẽ bị nguội khi chưa đến ngày chính thức. Ngược lại nếu gửi quá muộn thì hiệu ứng truyền thông sẽ không kịp nóng đến ngày chính thức.
Hầu hết các thông cáo thường được công bố khoảng từ 9h sáng. Nếu bạn gửi cho tổ chức khác hãy tránh gửi đúng 9h (có thể gửi sau đó vài phút).
Lưu ý sản phẩm kèm theo Thông cáo báo chí
Lời khuyên khi viết một Thông cáo báo chí
Tránh dùng thuật ngữ hay thuật ngữ kỹ thuật. Nếu bắt buộc phải sử dụng để đảm bảo tính chính xác, hãy định nghĩa nó.
Thêm mục “kêu gọi hành động” vào Thông cáo báo chí. Phần này ghi những điều bạn muốn công chúng thực hiện với phần thông bạn cung cấp. .
Nghiên cứu các thông cáo thực tế để nắm được giọng điệu, ngôn ngữ và bố cục của nó.
Xem thêm: linkedin là gì?
Gửi thông cáo qua thư điện tử và sử dụng bố cục nhã nhặn. Thêm thông cáo vào phần nội dung thư, đừng gửi dạng tập đính kèm.
Nếu bắt buộc phải đính kèm, hãy chọn định dạng văn bản thuần hoặc Rich Text. Văn bản Word hầu hết được chấp nhận, nhưng nếu bạn dùng phiên bản mới nhất (.docx), hãy lưu Thông cáo báo chí dưới dạng (.doc).
Chỉ dùng định dạng PDF nếu bạn gửi tập tin chứa nhiều hình ảnh và biểu đồ.
Đừng viết Thông cáo báo chí lên giấy thư của công ty rồi scan lại thành định dạng JPEG hay PNG rồi gửi qua thư điện tử – cách này tốn thời gian của cả bạn và biên tập viên. Hãy gõ thông cáo trực tiếp vào phần nội dung thư.
Lời khuyên khi viết một Thông cáo báo chí
Gửi Thông cáo báo chí tới cơ quan báo chí hay phóng viên cụ thể. Thông tin này thường được đăng trên trang chủ. Bạn nên gửi thư tới riêng từng người, không nên gửi thư theo nhóm hay dùng chức năng CC vì hành động này thể hiện rằng bạn không nhắm tới một thị trường cụ thể nào.
Một cuộc điện thoại sau khi gửi thư có thể giúp họ nắm được đầy đủ nội dung sự kiện.
Ví dụ mẫu thông cáo báo chí chuẩn
Mẫu 1
Mẫu 2
Mẫu 3
Hy vọng qua bài viết này, các bạn đã có thêm kiến thức bổ ích về Thông cáo báo chí cũng như biết cách viết Thông cáo báo chí một cách ấn tượng. Nếu có bất cứ thắc mắc gì hãy để lại comment bên dưới, chúng mình sẽ giải đáp ngay khi có thể nha! Cảm ơn các bạn đã đọc bài viết của KDIGIMIND.
