Theo quan điểm của bạn, điều gì quý giá hơn mọi của cải, không thể đổi được bằng tiền,và chẳng biết phải sở hữu bao nhiêu mới là đủ? Đáp án chính xác nhất có lẽ chính là thời gian! Thời gian – một thứ mà khó ai có thể định hình nhưng lại ban phát đều cho tất cả mọi người. Ai cũng được sở hữu 24 tiếng đồng hồ mỗi ngày, bởi vậy quan trọng hơn cả là cách bạn kiểm soát thời gian hiệu quả. Một trong những cách quản lý thời gian tối ưu nhất đó là áp dụng nguyên tắc 80/20.
Sử dụng nguyên tắc 80/20 giúp người dùng tối ưu thời gian hiệu quả.
Chúng ta cần đến nguyên tắc 80/20 như thế nào?
Có rất nhiều ví dụ về nguyên lý Pareto trong thực tế có thể chứng minh tầm quan trọng của việc nắm giữ và tối đa hóa được thời gian đối với một người. Đôi lần trong đời, bạn đã nghe qua những câu nói tương tự như “80% hậu quả của cuộc sống đến từ 20% nguyên nhân” hoặc một cách diễn đạt cùng ý kiến khác?
Chúng không phải là những lời nói vô căn cứ, mà được phát triển dựa trên Nguyên tắc Pareto – hay một cụm từ phổ biến hơn là nguyên tắc 80/20.
Lý thuyết này về nghĩa đen có thể khá trừu tượng và xa vời. Tuy nhiên, thực tế đã chứng minh áp dụng thành công nguyên tắc này có thể cải thiện hầu hết các tình huống trong cuộc sống mà một người có thể gặp phải. Cụ thể, dưới góc độ kinh doanh trong doanh nghiệp, nguyên tắc 80/20 hoàn toàn có thể giúp nhà quản trị cải thiện được hiệu quả về năng suất.
Khái niệm nguyên tắc 80/20 là gì?
Sự ra đời của nguyên tắc Pareto
Sự ra đời của nguyên tắc 80/20 bắt nguồn từ khoảng thế kỷ thứ 19. Nhà kinh tế người Ý Vilfredo Pareto đã nhận thấy được khoảng 20% số cây đậu Hà Lan được trồng sẽ cho ra năng suất chiếm đến 80% tổng số hạt đậu thu hoạch được theo định kỳ mỗi năm.
Đồng thời khi tiến hành nghiên cứu về vấn đề vĩ mô, Pareto lại đi đến một nhận định khác rằng, 80% của cải và thu nhập của quốc gia được kiểm soát chỉ bởi 20% dân số. Thời điểm này, ông bắt đầu có những định hình cơ bản về sự hiện diện của tỷ lệ 80/20. Cùng với nhiều nhà nghiên cứu khác, Pareto sau đó đã tổng hợp số liệu trong kinh doanh, sản xuất kinh tế, xã hội và kết quả đều thu được những con số xấp xỉ với tỷ lệ 80/20.
Ví dụ, 20% khách hàng là nguồn thu của 80% lợi nhuận trong công ty; 80% các vụ phạm pháp được thực hiện bởi 20% tội phạm; 20% hạt giống gieo trồng cho ra 80% năng suất mùa vụ… Mặc dù kết quả thu được dưới dạng các con số xấp xỉ, nhưng hầu hết những người tham gia đều đồng ý rằng: 80% đầu ra (output) được tạo thành bởi 20% đầu vào (input).
Ứng dụng rộng rãi của nguyên tắc Pareto
Xuất phát từ luồng tư duy trên, nguyên tắc 80/20 bắt đầu được ứng dụng rộng rãi trong kinh doanh và sản xuất. Trong một trường hợp cụ thể, người nông dân có thể tìm hiểu 20% hạt giống đã cho ra 80% sản lượng trong mùa vụ trước là loại giống nào; điều kiện nuôi trồng ra sao và phương án để nhân rộng thêm số lượng những hạt giống này để thu về sản lượng cao hơn trong năm tới.
Ngoài ra, ứng dụng của nguyên tắc 80/20 cũng được áp dụng thường xuyên trong việc cải thiện hiệu quả lao động. Khi nhận định được 80% hiệu suất công việc của mình đến từ 20% tổng thời gian làm việc. Bạn có thể theo dõi xem 20% thời gian đó rơi vào thời điểm nào trong ngày, diễn ra với hoàn cảnh nào và được tiến hành với chu trình nào… Từ đó, bạn có thể cân nhắc triển khai và mở rộng 20% thời gian hiệu quả nhất để nâng cao hơn nữa thành quả lao động của mình.
Bản chất tỷ lệ 80:20 kinh điển của nguyên tắc Pareto trong cuộc sống.
Điểm mấu chốt của nguyên tắc 80/20 nằm ở đâu?
80% kết quả tạo thành từ 20% nguyên nhân
Thời điểm mới xuất hiện, Nguyên tắc Pareto chỉ triển khai một nhận định gói gọn rằng, 80% tài sản của quốc gia nằm trong tay của 20% trên tổng số người dân.
Sau đó, Nguyên tắc Pareto mới trở nên phổ biến hơn và được biết đến bằng tên gọi khác là Nguyên tắc 80/20. Nguyên tắc này được coi như một nhận định tổng quát, biểu hiện rằng đại đa số mọi sự kiện xảy ra đều không được phân phối đều nhau: Tới 80% kết quả được tạo thành từ chỉ 20% nguyên nhân.
Ví dụ về nguyên lý Pareto trong đời sống có rất nhiều, điển hình bằng những nhận định như sau:
- 80% năng suất lao động được tạo thành từ 20% công nhân
- 20% khách hàng tạo ra 80% lợi nhuận doanh nghiệp
- 20% sai sót gây ra 80% rắc rối
- 20% tính năng đem lại 80% nhu cầu sở hữu
- …
Mấu chốt của nguyên tắc Pareto
Điểm cần đề cập ở đây là các tỷ lệ phân phối không hẳn luôn luôn chính xác hoàn toàn là 20% và 80%. Điểm mấu chốt của Nguyên tắc Pareto nằm ở chỗ hầu như mọi sự kiện xảy ra trong đời, bao gồm phần thưởng, năng suất hoặc kết quả… đều đến từ những sự đóng góp không phân phối đều. Sẽ có một vài tỷ lệ đóng góp nhiều hơn so với những tỷ lệ khác.
Điều này cũng đúng với nhận xét cuộc sống khó có thể cân bằng theo một cách hoàn hảo. Mấu chốt của sự mất cân bằng bắt nguồn từ mỗi đơn vị đầu vào, ví dụ như thời gian, cách làm hay nỗ lực,.. không đem lại cùng một hệ số đầu ra.
Tính đúng đắn của nguyên tắc Pareto
Hãy thử đặt ra một giả thuyết, thế giới bạn đang sống là một thế giới được vận hành hoàn hảo. Trong công việc, mọi nhân viên đều sẽ tạo ra cùng một hiệu quả tương đương cho tổ chức, mọi vấn đề đều được xử lý giống nhau, mọi tính năng đều được người dùng yêu thích như nhau.
Một nhân viên khi nỗ lực làm việc gấp đôi thì thành tựu thu về cũng khả quan theo một lượng gấp đôi tương ứng. Khi đó, phải chăng tất cả mọi thứ xảy ra đều sẽ đi theo kế hoạch? Nhưng thực tế sẽ diễn ra theo cách phức tạp hơn chứ không phải là một đường thẳng như vậy. Tham khảo biểu đồ biểu diễn cụ thể Nguyên tắc Pareto trong cuộc sống như sau:
Biểu đồ biểu diễn Nguyên tắc Pareto trong thực tế.
Nguyên tắc 80/20 phân tích rằng, cứ đặt ra con số 5 cho tất cả phương án cụ thể trong một nhóm thì sẽ thu lại được một đáp án chính xác. Đáp án này sẽ đem lại hầu hết những ảnh hưởng tích cực có khả năng xảy ra với toàn bộ đội nhóm – biểu diễn bởi đường màu xanh lá cây.
Đường màu đỏ còn lại là biểu diễn cho giả định không có khả năng trong thực tế: mỗi đơn vị đầu vào đưa đến cùng một lượng đầu ra chính xác như nhau. Tỷ lệ phân phối kinh điển này có thể được minh hoạ đơn giản hơn dưới dạng biểu đồ tròn. Có thể thấy rằng, hầu hết thành quả 80% thu được đến từ 20% tổng sự nỗ lực.
Một cách thể hiện khác của nguyên tắc 80/20 dưới dạng biểu đồ tròn.
Trong thực tế, khả năng tỷ lệ trên dao động và thay đổi trong phạm vi các tỷ lệ 80/20, 90/10 hoặc 90/20 là tương đối lớn. Mấu chốt ở đây là gì? Đó là hầu hết mọi thứ đều không xảy ra với tỷ lệ cân bằng 1:1.
Vì sao nguyên tắc Pareto lại hữu ích trong doanh nghiệp?
Ứng dụng rộng rãi trong kinh doanh – sản xuất
Nguyên tắc 80/20 bằng bản chất tư duy kinh tế đã được ứng dụng rộng rãi trong kinh doanh và sản xuất. Nguyên tắc này được xem là công cụ đắc lực cho các nhà quản trị điều hành và phân bổ thời gian lẫn nguồn lực sao cho tối ưu. Theo nguyên tắc, doanh nghiệp nên đặt trọng tâm nỗ lực vào 20% yếu tố quan trọng nhất để thúc đẩy năng suất và gia tăng doanh số, thay vì dàn trải ở 80% yếu tố vốn không có nhiều sự đóng góp.
Duy trì và thúc đẩy lợi nhuận
Dưới góc độ kinh tế, việc sử dụng đến nguyên tắc 80/20 trong kinh doanh đồng nghĩa với khả năng nhà quản trị sẽ nhìn thấy được 80% lợi nhuận của mình được tạo ra bởi 20% nhóm khách hàng đặc biệt.
Từ đó, thay vào việc phân phối đều sự chăm sóc đến tất cả các khách hàng, một doanh nghiệp có thể chọn đầu tư quan tâm nhiều hơn tới nhóm 20% khách hàng tiềm năng nhất. Cụ thể như tìm hiểu về sở thích và nhu cầu của họ, xem xét trong khả năng có thể làm những gì để đáp ứng và lôi kéo sự ủng hộ cho doanh nghiệp.
Tập trung vào sản phẩm trọng yếu
Trong hoạt động cung cấp sản phẩm, 20% sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp cần được nhận định là trọng yếu và đầu tư vào đó 80% thời gian lẫn công sức. Thậm chí, đơn cử như trong cùng một sản phẩm, 20% các tính năng quan trọng nhất cũng quyết định 80% giá trị tổng thể. Đây là nhiệm vụ đặt ra cho bộ phận sản xuất, marketing và cả đội ngũ kinh doanh cần đặt sự tập trung cần thiết vào nhóm tính năng này để giới thiệu tới khách hàng.
Hạn chế rủi ro trong kinh doanh
Khi nghiên cứu mô hình 80/20 dưới góc độ khác, nhà quản trị cũng sẽ nhận thấy rằng, 80% phản hồi tiêu cực từ khách hàng và rủi ro tương tự trong kinh doanh có nguồn gốc từ 20% các sai sót nhất định. Do đó, tập trung vào việc sửa đổi các sai lầm này là phương án cần thiết để cải thiện tình trạng kinh doanh về lâu dài cho doanh nghiệp.
Áp dụng nguyên tắc 80/20 trong kinh doanh để nâng cao lợi nhuận và hạn chế rủi ro tối đa.
Bốn bước vận dụng nguyên tắc 80/20 để tối đa hóa thời gian
Khi đã tìm hiểu về nguyên tắc 80/20 thì chúng ta sẽ nhìn nhận ra sai lầm của mình trong cách quản lý thời gian trước đây. Trong một thế giới mà chu trình vận hành luôn hoạt động tuần tự một cách nhanh chóng, làm thế nào để chúng ta áp dụng được nguyên tắc Pareto hiệu quả trong cuộc sống hàng ngày?
Đây là vấn đề mà không phải chỉ có một cá nhân thắc mắc. Hiểu được điều này, dưới đây chúng tôi xin đề cử một vài phương thức đơn giản để giúp bạn có thể tối ưu hóa thời gian của mình. Đảm bảo không phí phạm hơn nữa những nỗ lực của bạn nhằm đạt được một kết quả cao hơn và có ý nghĩa hơn trước.
Xác định đối tượng ưu tiên
Kỹ năng quan trọng nhất để kiểm soát và tối ưu hóa thời gian theo nguyên tắc Pareto 80/20 là xác định được những đối tượng ưu tiên. Kỹ năng này đòi hỏi người thực hiện chú tâm cả về tâm lực lẫn trí lực.
Thay vào việc tiến hành chu trình sống thường nhật một cách vô thức theo thói quen. Bạn hãy bắt đầu học cách tối giản hóa công việc bằng những biện pháp rút ngắn hoặc cắt giảm nếu chúng không mang lại kết quả như bạn mong muốn.
Trong cuộc sống, danh sách những việc cần thiết phải làm thường khá nhiều và chiếm không ít thời gian mỗi ngày, tuy nhiên giá trị mang lại thường không cao. Những việc như nấu ăn, dọn dẹp, mua sắm, đi lại,.. đều nằm trong hạng mục những việc chắc chắn phải làm. Cuối cùng, thời gian còn lại quá ít cho chúng ta đủ theo đuổi mục tiêu hay niềm đam mê riêng. Do đó, hãy cố gắng xác định mục tiêu ưu tiên của mình để tránh phải tiêu tốn thời gian không đáng có.
Học cách lên lịch trình hiệu quả và khoa học hơn
Chìa khóa thiết lập một cuộc sống khoa học và hiệu quả dựa trên nguyên tắc 80/20, đó là học cách để lên lịch trình hiệu quả và tối ưu hơn.
Việc cắt cỏ trong vườn hoàn toàn có thể thuê người làm, hay bắt đầu sử dụng phương tiện giao thông công cộng hoặc Grab thay cho phương tiện cá nhân để tận dụng thời gian di chuyển vào việc suy nghĩ hay sắp xếp kế hoạch của bạn. Bằng việc rút ngắn khoảng thời gian dành cho những việc không quan trọng, chúng ta có thể tận dụng được nhiều thời gian hơn để theo đúng quỹ đạo hiệu suất của mình.
Thiết lập và sửa đổi mục tiêu thường xuyên
Đặt mục tiêu rõ ràng cho công việc mà bạn thực hiện sẽ giúp bạn hiệu quả hơn trong việc xác định nỗ lực tập trung cũng như quản lý thứ tự ưu tiên cho mình. Thói quen tốt mà mỗi người nên duy trì, đó là vạch ra kế hoạch cụ thể để đạt được mục tiêu và thường xuyên cân nhắc điều chỉnh sao cho phù hợp với thực tế nhất.
Bởi vì tính chất cuộc sống luôn luôn biến động, những điều bất ngờ có thể xảy đến đẩy bạn chệch hướng ra khỏi kế hoạch ban đầu. Một khi nhận thấy kế hoạch của mình không còn nằm đúng ở quỹ đạo trước kia, hãy phân tích và tổng hợp lại mọi thứ càng sớm càng tốt. Việc tính toán này sẽ giúp bạn không mất quá nhiều thời gian vào những việc vốn nằm ngoài mục tiêu kế hoạch của bạn.
Thiết lập sự cân bằng giữa nỗ lực và đãi ngộ
Trước khi bắt tay vào làm một việc, hãy đánh giá chế độ đãi ngộ tương ứng cho từng nhiệm vụ. Cuối cùng bạn mới lấy đó làm cơ sở để xác định những nỗ lực cần thiết phải bỏ ra cho quá trình hoàn thành.
Một vài người có tính cầu toàn và ưa thích triển khai tất cả khả năng có thể của mình trong việc thực hiện mọi thứ. Điều này rất đáng ngưỡng mộ, tuy nhiên nó lại tương đối không thực tế và hầu như hiệu quả đem lại không quá cao. Lời khuyên là bạn nên có sự cân nhắc kỹ lưỡng trước khi đầu tư nỗ lực, thời gian và công sức bỏ ra để chỉ hoàn toàn tập trung vào những điều thực sự quan trọng.
Quản lý thời gian hiệu quả qua bốn bước vận dụng nguyên tắc 80/20.
Áp dụng nguyên lý Pareto trong cuộc sống như thế nào?
Nguyên lý Pareto 80/20 có giá trị về nhiều phương diện trong cuộc sống. Với việc học cách áp dụng tỷ lệ vàng này, chúng ta sẽ nhận được kết quả khả quan hơn bằng việc sử dụng nỗ lực cho những hoạt động cần thiết.
Ứng dụng nguyên tắc 80/20 trong quản lý thời gian
Ưu tiên giải quyết việc quan trọng nhất
Khi có ý nghĩ muốn tận dụng tối đa thời gian của mình. Bạn nên thử áp dụng nguyên lý 80/20 kinh điển bằng cách giải quyết cho 20% nhiệm vụ ưu tiên và quan trọng trước. Thông qua việc vận dụng nguyên tắc 80/20 trong quản lý thời gian, bạn sẽ giữ cho bản thân tránh xa khỏi sự làm phiền từ 80% nhiệm vụ còn lại.
Hoặc khi thực hiện bất cứ công việc gì nói chung, tập trung hầu hết thời gian cho công đoạn quan trọng nhất để đơn giản hóa toàn bộ quy trình thực hiện sau đó. Công việc sẽ từ đây mà được trôi chảy và hiệu quả hơn.
Xác định những ưu tiên hàng đầu
Nguyên lý Pareto cũng nói với bạn rằng, trong 10 công việc quan trọng mà bạn dự định thực hiện trong hôm nay, có tới 8 điều không thực sự cần thiết. Công việc của bạn khi đó là tập trung xác định 2 điều quan trọng nhất và bắt đầu thực hiện chúng. Nếu như bạn bỏ qua sự tập trung vào 20% này, cuối cùng 80% thời gian của bạn sẽ bị lãng phí.
Một phương án đơn giản mà bất kỳ ai cũng có thể áp dụng. Đó là vào thời điểm cuối mỗi ngày, hãy dành thời gian để lập ra danh mục công việc cần thiết phải làm trong ngày mai. Tiếp theo, lựa chọn theo cách gạch bỏ những việc không thực sự cấp bách để chọn được 1-2 điều quan trọng nhất phải ưu tiên làm trước. Viết chúng lên đầu danh sách của bạn.
Nhiệm vụ ngày hôm nay là hãy cố gắng tập trung thực hiện 2 hạng mục ưu tiên này trong buổi sáng. Tránh để bất kỳ điều này làm bạn bị xao nhãng trong quá trình làm. Dừng việc suy nghĩ về những nhiệm vụ khác cho tới khi làm xong. Nếu bạn bất chợt nghĩ ra điều gì khác, có thể note ra giấy và thực hiện sau khi hoàn thành những công việc ưu tiên.
Bằng cách thiết lập mục tiêu rõ ràng, biết hướng sự tập trung vào đâu và cần bỏ đi thứ gì. Việc lãng phí thời gian sẽ không còn xảy ra mà thay vào đó, bạn sẽ có được sự tập trung cần thiết cho những việc thực sự giúp bạn đạt đến mục tiêu.
Nguyên tắc Pareto chính là định luật vàng trong việc kiểm soát thời gian.
Ứng dụng nguyên tắc 80/20 trong quản lý chất lượng doanh nghiệp
Nguyên tắc Pareto là công cụ hỗ trợ đắc lực trong việc đề xuất các quyết định kinh doanh hiệu quả. Bằng cách cung cấp tỷ lệ để xác định 20% công việc hoặc nhu cầu sẽ tạo thành 80% lợi nhuận kinh doanh trong doanh nghiệp.
Áp dụng trong quản lý Sales
● 80% doanh thu sale xuất phát từ nhóm 20% lượng khách hàng
Hầu như các tổ chức mua bán đều sở hữu một lượng khách hàng lớn nhất định, và những vị khách này quyết định một tỷ trọng khá bất cân xứng với tổng số lượng doanh thu. Thực tế, có tới 80% doanh thu sale xuất phát từ một nhóm 20% lượng khách hàng.
Do vậy, quan trọng hơn cả là phải hiểu được sự điều phối của tỷ lệ này trong kinh doanh. Tỉ lệ càng cao đồng nghĩa với nguy cơ rủi ro trong kinh doanh càng lớn. Trong nhiều trường hợp thực tế, khi xuất hiện dạng tình huống này thì doanh nghiệp phải có tầm nhìn rõ ràng để nhận ra sớm và thực hiện biện pháp lôi kéo nhằm giữ được các khách hàng này.
Bước tiếp theo, doanh nghiệp phải điều chỉnh hướng đi hiện tại sao cho giảm thiểu xuống thấp nhất dạng tỷ lệ nà. Một biện pháp khả quan được nhiều doanh nghiệp áp dụng, đó là thực hiện những chính sách để thu hút về nhiều khách hàng mới. Như vậy, sự phụ thuộc vào nhóm khách hàng cố định sẽ giảm đi đáng kể, cũng thoát khỏi tình trạng “bỏ tất cả trứng vào cùng một rổ”.
Ngoài ra, doanh nghiệp nên có biện pháp tích cực hơn trong việc quan tâm đến những khách hàng có tiềm năng lớn, ví dụ như bỏ ra chi phí, thời gian hoặc ưu đãi cho riêng phân khúc tiêu dùng này. Điều này đặc biệt quan trọng đối với một tổ chức có tỷ lệ Pareto chênh lệch cao vốn chỉ duy trì hoạt động kinh doanh dựa vào một nhóm khách hàng cố định.
● 80% lượng khách hàng mới đến từ 20% các dịch vụ trưng bày
Để tiếp cận đối tượng khách hàng tiềm năng, nhiều tổ chức kinh doanh cả cá nhân lẫn tập thể thường sử dụng các dịch vụ (offering) phong phú đa dạng. Kết quả thu về sau khi áp dụng các dịch vụ này cũng thường không giống nhau.
Tuy nhiên, tình huống thường xuyên bắt gặp là người bán hàng không có kiến thức cơ bản về các mâu thuẫn. Dẫn đến việc họ sử dụng nhiều dịch vụ không tương đồng một cách tùy tiện, ngẫu nhiên và bản năng. Nguyên tắc Pareto đề cập đến chiều hướng ngược lại, cho rằng việc sử dụng các dịch vụ này nên được tối ưu hóa để nhanh chóng thu về những kết quả tốt nhất.
Trong trường hợp cụ thể, 80% lượng khách hàng mới đến từ 20% các dịch vụ trưng bày. Từ đây, người bán hàng nếu muốn nâng cao lợi nhuận thì họ cần:
- Nhận diện và xác định được loại dịch vụ thu hút nhiều khách hàng mới nhất.
- Tiếp đó, sử dụng thường xuyên những dịch vụ mang lại hiệu quả tốt nhất. Đồng thời hạn chế hoặc thay thế những dịch vụ kém hiệu quả trong mắt khách hàng.
Để có cơ sở xác định, người bán hàng cần thực hiện ghi lại dịch vụ và lượt phản hồi tương ứng từ mỗi một khách hàng mới trải nghiệm.
Áp dụng trong quản lý truyền thông
Một thực tế khác cho thấy, 80% lượng khách truy cập trang web đến từ 20% từ khóa của doanh nghiệp. Xét theo nguyên lý 80/20, doanh nghiệp có thể đưa ra ứng dụng khoanh vùng để xác định những từ khóa quan trọng nhất. Từ đó phát triển cấu trúc bài viết hấp dẫn và thu hút cho trang web doanh nghiệp mình.
Trước khi thực hiện, bạn có thể tham khảo qua Google Analytics hoặc SEMRush để quyết định xem liệu điều này có thể áp dụng cho doanh nghiệp của mình hay không. Ví dụ trang web của bạn vốn sử dụng nhiều từ khóa nhưng chỉ một vài trong số đó tạo ra lưu lượng truy cập khủng. Từ khóa “Marketing” chiếm tới 2/5 lượng truy cập vào trang Web. Với kết quả khảo sát này, doanh nghiệp có thể triển khai nội dung mới như sau:
- Tập trung vào phân khúc nội dung marketing
- Phục vụ khách hàng tìm kiếm thông tin về marketing
- Cung cấp những thông tin chi tiết và hiệu quả về marketing
Tinh giảm và hợp lý hóa vật liệu, nhân sự
Bất kỳ một cá nhân hay tổ chức nào đều cấu thành từ các lĩnh vực phổ biến như tài sản, dịch vụ, vật liệu, nhân sự,… hơn là việc cần thiết cho hiệu quả thực tế và khả năng tồn tại.
Các tổ chức có xu hướng mở rộng và phát triển những tiêu chuẩn đầu tiên thay vì những tiêu chí thực sự quan trọng. Điều này khiến cho các nhân tố kể trên dần trở nên đắt đỏ và chiếm nhiều trữ lượng để duy trì (như chi phí bảo dưỡng, đăng ký, đào tạo,…)
Chính vì vậy, bước đầu tiên để tinh giảm và hợp lý hóa là tiến hành phân tích tỷ lệ đóng góp thực tế của những nhân tố hiện thời. Khoanh vùng những tiêu chí quan trọng hơn để không sao nhãng thời gian và nguồn lực vào những điều không cần thiết, làm chậm bước chân phát triển của doanh nghiệp.
Kêu gọi vốn đầu tư hiệu quả
Khi doanh nghiệp cần tìm kiếm nguồn vốn đầu tư, bất kể là muốn huy động vốn để kinh doanh mạo hiểm hay để duy trì hoạt động lợi nhuận trong công ty. Bạn nên biết đến một thực tế rằng, 20% cổ đông đầu tư sở hữu 80% quỹ kinh doanh của bạn.
Thay vào việc dàn trải thời gian để thu hút một mạng lưới rộng và nhận lại các khoản đầu tư nhỏ lẻ. Nguyên tắc 80/20 trong quản lý chất lượng định hướng doanh nghiệp nên thể hiện sức hút và tiềm năng của mình với các nhà đầu tư lớn trước tiên.
Công nhận và khen thưởng các nhân viên xuất sắc
Dưới một góc độ khác, doanh nghiệp cần công nhận rằng khoảng 20% nhân viên ưu tú tạo ra tới 80% khoản lợi nhuận chung của công ty. Việc công nhận về thành tích và chính sách khen thưởng cho họ là một trong những giải pháp tốt nhất để tạo động lực khuyến khích để nhân viên tiếp tục nỗ lực.
Bằng cách định dạng được tỷ lệ 20% những điều trọng yếu và tập trung tối ưu hóa chúng. Năng suất của bạn có thể đạt đến một con số khổng lồ trong khoảng thời gian rất ngắn. Quy luật Pareto không chỉ áp dụng trong bán hàng, phân tích khách hàng hay sản phẩm hàng hóa. Nguyên tắc này cũng có thể đưa vào ứng dụng trong đời sống cá nhân, điển hình như việc đặt thứ tự ưu tiên để cân bằng công việc và cuộc sống.
Nguyên tắc Pareto là công cụ hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp trên con đường kinh doanh hiệu quả.
Ứng dụng nguyên tắc 80/20 trong học tập như thế nào?
Định hướng những kiến thức cần thiết
Cũng như những việc quan trọng khác, để tối ưu việc học theo nguyên lý 80/20 bạn cần xác định được đối tượng ưu tiên quan trọng nhất. Nếu trước đây bạn vẫn luôn hoang mang, vô hướng giữa biển kiến thức ôn luyện, thì bây giờ hãy tìm cách cắt giảm và bỏ đi những công việc không giúp bạn đạt được kết quả cao.
Thiết lập một lịch trình sẵn cho kế hoạch ôn tập mỗi ngày. Ví dụ, nếu chọn buổi tối làm giờ tự học, bạn sẽ bắt đầu học từ 8h – 12h mỗi ngày. Cố gắng hoàn thành những việc cơ bản như ăn uống, dọn dẹp, giải trí, chuẩn bị tài liệu cho môn học trước thời điểm 8h. Một khi đã bắt đầu học, đừng để bản thân bị xao nhãng bởi bất kỳ một lý do nào khác. Bởi vì chính khoảng thời gian vài tiếng đồng hồ này sẽ đem lại cho bạn tới 80% kết quả tốt nhất trong khả năng học tập của bạn.
Học cách lên thời gian biểu hiệu quả
Kỹ năng lập thời gian biểu trong một khoảng thời gian nhất định như một ngày, một tuần là điều cần phải nắm được nếu muốn áp dụng nguyên tắc 80/20 thành công. Đặc biệt với khoảng thời gian 4 tiếng tự học vào buổi tối, bạn có thể sắp xếp như sau:
- 8h – 8h30: ôn lại những kiến thức cơ bản
- 8h30-10h: kiểm tra kiến thức với một vài đề thi.
- 10h – 10h15: tự chấm điểm và đánh giá kết quả.
- 10h15-11h30: ôn tập những kiến thức đã học được và chuẩn bị cho bài mới
- 11h30 -12h: tìm hiểu thêm những kiến thức mới.
Vẫn sử dụng nguyên lý 80/20 trong khoảng thời gian 4 tiếng tự học này, bạn sẽ nhận thấy 80% kiến thức bạn sở hữu hiện tại sẽ thu được trong 20% thời gian bạn ôn tập.
Với bảng thời gian biểu mới này, khoảng thời gian từ 15 -20p cho việc kiểm tra và đánh giá lại kết quả đã làm là điều quan trọng. Trong số các bài tập mà bạn đã làm, những bài nào bạn làm sao, vấn đề tại sao sai và hướng giải quyết tối ưu là như thế nào? Thông qua việc tích lũy kiến thức qua những bài đã học, trí nhớ của bạn sẽ được khắc sâu một lần nữa để ghi nhớ kiến thức lâu bền hơn.
Tập trung vào những kiến thức trọng tâm
Một lần nữa, nguyên lý Pareto vẫn giữ được giá trị khi khẳng định sự thật 80% giá trị của một đề thi nằm ở 20% kiến thức cốt lõi. Điển hình là trong thực tế, bao giờ một bài toán khó cũng được quyết định bởi 1-2 vấn đề cốt yếu.
Công việc của người học là cần ra cách để vấn đề được mở ra là 80% bài toán đã giải được. Phần còn lại chỉ là áp dụng những kiến thức thông thường trong quá trình học để giải quyết nốt 20% còn lại.
Chắc hẳn có nhiều bạn đọc sẽ thắc mắc rằng, phải chăng nguyên tắc 80/20 trong học tập chỉ là tên gọi khác của việc học tủ? Điều này là không chính xác hoàn toàn, bởi tuy 2 cả hai phương pháp học này đều dựa vào việc cắt giảm thời gian học xuống. Thế nhưng điểm khác biệt nằm ở chỗ:
- Học tủ nghĩa là người học chỉ học đúng ở 1 phần trong tổng kiến thức, sau đó hi vọng rằng đề thi sẽ rơi trúng vào phần bạn đã học.
- Học theo nguyên tắc Pareto là chọn lựa lấy phần cốt yếu, trọng tâm để học. Nhằm giúp người học nhanh chóng nắm bắt được kiến thức trọng tâm, vừa tiết kiệm được thời gian mà lại vừa bao quát được mọi kiến thức cần thiết.
Ứng dụng nguyên tắc 80/20 trong học tập để thu được kết quả tốt nhất.
Ứng dụng nguyên tắc 80/20 trong việc sàng lọc mối quan hệ xã hội
80% niềm vui đến từ 20% mối quan hệ thân thiết nhất
Trong vòng tròn quan hệ của mình, có vẻ bạn có rất nhiều người quen và bạn bè xung quanh. Tuy nhiên, chỉ 20% mối quan hệ thân thiết nhất là nơi bạn tìm được 80% niềm vui và sự chia sẻ trong cuộc sống.
Những mối quan hệ này mới là những người thực sự luôn quan tâm đến bạn, luôn hi vọng những điều hạnh phúc và vui vẻ nhất sẽ xảy đến với bạn đúng không? Họ bao gồm người thân trong gia đình, bạn bè thân thiết – những người mà bạn biết rằng họ sẽ luôn cho bạn sự ủng hộ và niềm tin vô điều kiện.
Trong khi đó, 80% quan hệ còn lại thuộc về mối quan hệ xã giao, bạn bè trên mạng xã hội, những người vẫn nằm trong danh mục liên lạc tuy nhiên không có quan hệ thân thiết. Khi nhận ra điều này, hẳn bạn cũng nhận ra sự thật tương tự là bản thân đã lãng phí quá nhiều thời gian để tiếp chuyện, xã giao, và duy trì mối quan hệ cùng những người không hề thực sự quan tâm đến mình.
Còn nhóm 20% những người thực sự quan trọng, những người thân thiết luôn quan tâm đến chúng ta, cội nguồn của 80% hạnh phúc xuất hiện với một người – thì thường bị xem nhẹ hóa, dành ít thời gian hơn bởi hầu hết chúng ta đều cho rằng những sự quan tâm đó là điều hiển nhiên phải có.
Để tối ưu hóa các mối quan hệ xung quanh
Nếu đọc bài viết này, bạn nhận ra cuộc sống của mình đang bị chi phối bởi những việc không thực sự cần thiết, những mối quan hệ hời hợt mà không có kết quả, đây là thời điểm bạn nên nhìn nhận và thay đổi. Bạn nên chắt lọc những điều quan trọng và cần thiết nhất cho cuộc sống, định hướng sự tập trung cho tương lai, đầu tư cho những dự định đáng có và giành lại quyền kiểm soát cuộc đời mình.
Một người sở hữu những mối quan hệ xã hội tích cực là người biết sử dụng phần lớn thời gian rảnh của mình để xây dựng quan hệ với những người quan trọng. Công thức nguyên tắc Pareto để hạnh phúc, đó chính là dành ra 80% thời gian cho người thân và bạn bè hoặc cho những cuộc đối thoại có nội hàm. Thử nghiệm những điều khiến mình hạnh phúc và trân trọng quãng thời gian hiện tại.
Kết luận
Nguyên tắc 80/20 thực sự là chiếc chìa khóa giúp chúng ta mở được nhiều cánh cửa vấn đề. Nếu chúng ta có thể áp dụng quy luật này để khơi dậy được những động lực tiềm ẩn sẵn bên trong bản thân hoặc tồn tại ở xung quanh mình. Thì những công sức và nỗ lực chúng ta bỏ ra có thể trở thành cú đẩy mạnh nhất để nhân mức độ hiệu quả lên thành những bội số.
Quản lý thời gian theo nguyên tắc Pareto là phương án cần thiết để tối ưu hóa mức độ hiệu quả.
Dù hoàn cảnh của bạn ra sao, thì quỹ thời gian của mỗi người đều là con số hữu hạn giống nhau. Hãy tự vấn bản thân xem những thói quen, hành vi, con người nào sẽ quyết định vào 80% thành công của bạn và bỏ đi những điều không thực sự cần thiết. Chỉ có như vậy, bạn mới vừa tiết kiệm được thời gian, công sức mà lại vừa mau chóng cán đích.
Cho dù có người công nhận hay không, thì nguyên lý Pareto vẫn luôn hiện diện ở mọi khía cạnh cuộc sống. Việc hiểu được quy luật kinh điển này sẽ giúp bạn nhanh chóng đạt được giấc mơ và sống một cuộc đời khôn ngoan không lãng phí. Chân giá trị hiện hữu của nguyên tắc 80/20 là điều bất kỳ ai cũng có thể học hỏi nắm bắt. Chìa khóa vàng cho cuộc đời bạn và tôi chính là, hãy sống với 20% những điều quan trọng nhất, 80% kết quả tối ưu sẽ nằm trong tay mình!
